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办公自动化2（第2页）

——搜索工具（引擎）。是在网上搜索网址和信息的软件工具。著名的搜索引擎如YAHOO、LYfoseek等。搜索方式很灵活，可按主页中的分类项目逐级查找，也可按关键字加逻辑关系查找，还可按热点信息标题以及随大流式的方式查找（按列出的被访问次数最多的站点）。对商家来说是把网络查找视为人的查找，在网上站点中，哪里人多，哪里就有顾客，就有广告商，就有生意。

——网络服务提供商（ISP）。顾名思义，是为用户提供通向网上信息服务的部门。用户在选择ISP时应斟酌、比较以下服务性能与费用情况：

a．收费标准。不同ISP的收费标准和方式对应于不同的服务要求存在显著差别，应仔细考虑自己的需求及ISP的收费，找出最理想的一种。

b．中继线数目。与该ISP平均上网人数之比，意味着当拨号上网时是否会经常占线。

c．出口速率。ISP与I连接时的数据传输带宽，也需要与用户数目作比较来考察其拥挤程度，最后决定其实际数据传输速率。

d．Modem的标称速率。ISP接受用户拨号的实际速率，当低于用户Modem的速率时，则用户的Modem不能充分发挥它的速度，自然传输速度会减慢。

e．实际数据传输速率。由上述中继线数目、出口速率、Mo-dem标称速率及上网用户数目等因素决定。

f．网上下载。在I网上广泛提供的软件和信息服务，一般是免费的，即允许用户将网上的最新软件和数据信息拷贝到用户计算机中。围绕网络下载服务又产生一系列服务功能：

g．公布最新下载软件的站点。专门搜索最新下载软件并分类整理附加信息（软件大小、运行环境、功能简介、出品公司主页等）。

h．断点续传软件。能使在下载过程中由于外界或人为因素被打断了的软件可在断点处恢复下载。断点续传软件的查询软件可帮助用户查询支持断点续传的主机及相关信息。

（3）内部网（I）

内部网是一种局域网，是在局部地区内传送信息并实现资源共享的计算机网络，它的地理范围局限在数公里之内，如一座办公大楼、一个企业、一个学校等，用户设备在此范围内移动。局域网的传输速率一般比较高。此外，在应用优质的传输介质时，局域网的传输差错率也很低。局域网可以支持点到点或多点通信，允许低速与高速的外部设备和不同型号的计算机入网，可使一个单位的办公系统集成化以达到资源的充分共享，因而在办公自动化中具有重要的作用。

局域网经历了三个发展阶段：最早是主机终端模式；其后是客户机／服务器模式；现在，兴起的是I（组织内部的信息交换网络）模式。

内部网不是一种产品，而是一种基于新概念的技术方案，它体现了信息产品的发展特征。由于产品越来越个性化，市场提供的不是单纯的产品而是产品的方案。它利用ICPIP协议为基础，以Web为核心应用，构成统一和便利的信息交换平台。用户通过万维网工具可浏览内部的和因特网上的信息资源，可将电子邮件、电子新闻、电子表格和数据库系统集成到浏览器界面中，还能很好地与传统的客户机服务器系统相互融合，平滑过渡到内部网。简而言之，它是利用内部网的技术和设备，为某一特定单位提供综合服务的计算机网络。

I的特点是既具备传统型单位内部网的安全性．又具有I的开放性和灵活性，在提供传统网络服务应用的同时，还能提供信息发布形式。I使工作人员能看到各种类型的电子信息，从而实现真正的无纸办公。由于I开发、建设、维护和培训都较传统的管理信息系统要简单方便，因此能以很低的成本使一个单位的计算机、程序和数据库连结在一起，使分散的管理结构变成一个相对独立和集成的整体。

I的功能有以下五种：

——文件传送。由于它是基于FTP（FileTrao-col）协议的，因而可传送任何类型的文件。

一信息发布。单位内部的各种文件可以存储在Web服务器上供内部或经授权的外部用户查询、浏览。

——电子邮件。通过充当电子邮箱的邮件服务器提供的存储转发功能，为网上建有账户的用户收发电子邮件。

——网络新闻服务。提供广告栏、群组谈论和新闻讨论组等服务，使组织内部或有关的外部用户可以就关心问题交换意见、研究问题，促进知识共享和知识管理的发展。

——数据处理与查询。实现Web服务器与数据库系统的连接，供用户通过浏览器查询。

（4）办公自动化系统群体平台

办公自动化群体平台也称OA群件产品，是适合于开发在网上的无纸办公、协同工作的软件系统平台，能支持内部和外部的信息管理和协同工作，即崭新意义上的群体办公—一信息可能是来自I的超文件，协同工作小组可能是分布于世界各地的公司机构的成员，且每一地方都有自己的服务器，但通过群体平台工作组的成员无论何时何地都能同步共享信息、协同工作。显然，这超出了传统面向单位内部办公自动化系统的范畴。

群体协同工作是OA群件的特征和目标，进一步而言就是达到群体办公的协调性、开放性和整体性。由于现在群体办公所面对的这些成员更具开放性、动态性的特点，例如他们可能来自不同的单位，如合作单位、服务提供单位和用户等等。在他们之间的群体协同办公自动化具有很强的动态性，在很大程度上不同于以往的以内部静态管理为重点的管理信息系统。所以，群件具有能够动态编制和共享工作流程表、包括各成员的工作日程和进度表的强大功能，使成员能共享联络和任务信息，在特定权限的管理下共享公共文件夹，可就关心的问题进行安全保密的实时讨论等动态、群体性活动。

群件系统具有一些典型的办公套件，如公文管理，具有“收文发文”、“签报”、“传阅”、“档案”、统计”的管理功能。能适应政府、企业等不同组织的机构的工作流程，可实时跟踪文件的传递过程，可建立完整的档案管理体系；会议管理，具有在网络上进行会议的安排（可根据与会人员的日程作出最合理的会议安排）、发送会议通知，生成会议纪要等功能；公共信息，为单位或部门提供“公告栏”、“综合信息”、“讨论”、“人员外出”等功能，可通过I网在内部和外部进行通信；个人信息，为工作人员提供“个人档案”、“名片夹”、“今日工作”、“应用选择”以及人事管理方面的功能。

办公自动化系统群件本应具有以下特点：

——基于Ira的系统平台。采用世界流行的服务器、客户机分立技术将群体平台技术与Ira融汇开放，群体系统平台服务器也就是用途更广泛、使用更方便的Ira服务器。在面向用户的Web客户机方面，群件为用户客户机提供了许多新的功能，它可以支持多种浏览器和Java。

——针对非结构化的分布式多媒体信息的管理和共享的系统平台。它是各类信息存取的安全可靠的基础设施，能够高效率地对来自I的信息进行检索和管理。客户机能提供信息访问的“窗口”，不论这些信息储存在应用程序中、关系数据库中，还是Web这样的交互系统中。

——强大的工作流软件系统开发平台。工作流指群体间动态地跟踪或有时序地处理信息流动的工作活动。如群组计划、日历和数据库、电子报表路由等。所谓路由是指数据间的动态链接，例如，可能需要根据数据库或数据表格中某个数据域的值或过程的状态通知某人或更新另一个数据库或电子报表，这样，群件平台不仅能够支持用户间的这种文档传送，而且能够链接相关数据库的值，使之能够完成这种复杂的信息关联与流动。显然，这种工作流软件不是现成的产品，在很大程度上需要用户的二次开发，特别是业务和管理人员这样的最终用户参与的开发，才能真正适用。所以，群件系统平台也必须是具有功能强大的同时又简单易用的工作流开发平台工具。

各类用户都能够应用快速开发平台来开发、管理和控制办公自动化系统。其中业务和管理人员能够应用平台建立适合于自己需要的应用软件系统，而专业开发人员也能够应用平台创建更复杂的办公系统软件。

——提供可靠安全保障的系统平台。由于群体办公系统在应用上的时空特性，安全保障问题十分突出。目前在世界上广泛应用的群件系统，如LotusNotes提供以下四个级别的安全技术保障：

a．鉴别。是指对访问系统资源的用户身份进行的核查，只有通过核查的用户才能进入系统。

b．访问控制。除了对用户身份的鉴别外，系统还对访问权限进行控制。系统详细规定谁有权访问什么资源，以及访问方式的级别。例如，对数据的读、写、删除、拷贝等方面的权限的严格控制。这些控制深入到服务器、数据库、文档及文档中的数据域。针对不同身份的用户，其权限有具体的规定。

c．文档与数据域的加密。对数据域的加密适用于多人共享文档中的某些特别敏感部分的数据，因此，通过对其加密使得只有经准许的用户才能读取这些信息。显然，这种保密的专指性要强于访问控制。

d．数字签名。使用户可以验收所收到的信息是否是指定发送者送出的。

·办公自动化系统的安全与保密

（1）影响安全保密的因素与安全标志